Datenschutzinformationen für Bewerber für die Nutzung von Microsoft Teams
Verantwortlicher für die Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams für Bewerbungsgespräche fällt in den Verantwortungsbereich der
singularIT GmbH
Hainstraße 1-3
04109 Leipzig
Telefon: +49 (0) 341 978 521 0
E-Mail: contact@singular-it.de
Vertreten durch die Geschäftsführer Felix Hammann und Dr. Mattis Hartwig
Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@singular-it.de I +49 151 730 44 032.
Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten
Wir führen unsere Bewerbungsgespräche entweder persönlich oder unter Nutzung der Meeting-Software Microsoft Teams (MS Teams) durch. Die Teilnahme an einem Bewerbungsgespräch über MS Teams setzt nicht das Anlegen eines Nutzerkontos Ihrerseits voraus. Es ist ausreichend, wenn Sie dem in der Einladungs-E-Mail enthaltenen Link folgen und sich über die Weboberfläche anmelden. Sie müssen jedoch für die Teilnahme zumindest Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben, damit wir Sie als berechtigten Teilnehmer identifizieren können. Während Ihrer Teilnahme am Bewerbungsgespräch werden außerdem diverse Metadaten (z.B. IP- Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen), Verbindungsdaten (z.B. Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit) sowie Inhaltsdaten (z.B. Audio, Video) verarbeitet. Bei den Meta- und Verbindungsdaten handelt es sich um Informationen, die bei der Nutzung von MS Teams notwendigerweise anfallen. Andernfalls kann keine Verbindung zu Ihnen und dem verwendeten Endgerät hergestellt werden. Welche Inhaltsdaten über MS Teams verarbeitet werden, haben Sie selbst in der Hand. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten und die Verarbeitung von Daten auf diese Weise unterbinden.
Sofern Sie ein eigenes Nutzerkonto bei MS Teams angelegt haben und mit diesem am Bewerbungsgespräch teilnehmen, gelten ergänzend die Datenschutzinformationen der Microsoft Ireland Operations Limited.
Die Verarbeitung der Meta- und Verbindungsdaten sowie Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse ist zwingend erforderlich, da sonst keine Verbindung mit Ihrem Gerät aufgebaut werden kann. Die Aktivierung der Video- und Audiofunktion ist freiwillig – die Deaktivierung hat aber zur Folge, dass wir das Bewerbungsgespräch mit Ihnen nicht durchführen können.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Zulässigkeit des Einsatzes von MS Teams zur Durchführung von Bewerbungsgesprächen beruht auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO) bzw. auf Ihrer erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a). Um ein unkompliziertes und zeitnahes erste Kennenlernen zu ermöglichen, nutzen wir MS Teams. Dies ist im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung auch notwendig, um sich den Bedürfnissen der Bewerber nach Flexibilität anpassen und wettbewerbsfähig bleiben zu können. Die Nutzung von Softwareanwendungen wie MS Teams ist dabei ein wichtiger Baustein, um auch aus der Ferne „Face-to-Face“ kommunizieren zu können.
Welche Ihrer Daten verarbeiten wir?
Im Rahmen des Bewerbungsgesprächs verarbeiten wir die folgenden Daten:
- Stammdaten (Vorname, Name, Kommunikationsdaten)
- Bild- und Stimmdaten (Video- und Audioübertragung (keine Aufzeichnung))
- Notizen aus/zum Bewerbungsgespräch
Speicherdauer
Die im Rahmen des Bewerbungsgesprächs ausgetauschten Inhaltsdaten werden nicht elektronisch über MS Teams aufgezeichnet und auch nicht gespeichert. Ihr Gesprächspartner macht sich jedoch in der Regel Notizen. Die Meta- und Verbindungsdaten werden nach den Vorgaben des Telekommunikationsgesetzes und Telemediengesetzes zum Zwecke der Abrechnung und der Aufrechterhaltung der Systemsicherheit gespeichert. Name und E-Mail-Adresse werden für einen Zeitraum von 6 Monaten in MS Teams gespeichert und dann gelöscht. Der Anrufverlauf bei MS Teams wird nach 60 Tagen gelöscht.
Empfängerkategorien
Unsere Mitarbeiter erhalten zunächst Kenntnis über Ihre personenbezogenen Daten. Soweit gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben, teilen wir Ihre personenbezogenen Daten anderen Empfängern mit, die mit unserer IT im Zusammenhang stehende Dienstleistungen erbringen. Hierbei beschränken wir uns auf das Notwendige bei der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten. Mit unseren Dienstleistern (wenn eine Auftragsverarbeitung vorliegt) haben wir Auftragsverarbeitungsverträge (oder Ergänzungen diesbezüglich in bestehenden Verträgen) bezüglich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten abgeschlossen, sofern diese als Auftragsverarbeiter von uns mit der Verarbeitung beauftragt wurden. Diese Dienstleister sind im Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten an unsere Weisung gebunden. Innerhalb unseres Unternehmens haben Mitarbeiter der folgenden Bereiche Zugriff auf Ihre Daten bzw. verarbeiten diese:
- IT-Admins bei Supportvorfällen
- Personalabteilung
- Weitere Personen aus Abteilungen, die in den Bewerbungsprozess mit eingebunden sind
Außerhalb unseres Unternehmens (Dritte) haben folgende Personen/Unternehmen/Institutionen Zugriff auf Daten von Ihnen:
- IT-Dienstleister für den Software-Support
Anbieter von MS Teams ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten.
Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link:
https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?
contact=true&id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active.
Auftragsverarbeitung
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
Obwohl bei der Nutzung von MS Teams durch den Anbieter ausreichende Garantien für die Einhaltung eines ausreichenden Datenschutzniveaus vorliegen, möchten wir die Nutzung der Software im Rahmen eines Bewerbungsgesprächs mit Ihnen nicht ohne Ihre Einwilligung vornehmen. Die Einwilligung ist freiwillig. Sofern diese nicht erteilt wird, können wir das Bewerbungsgespräch nicht über MS Teams durchführen und müssen dieses – sofern und sobald dies möglich ist – vor Ort nachholen.
Betroffenenrechte
Recht auf Auskunft
Sie können von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von uns über die Art und den Umfang im Rahmen der gesetzlich vorgesehenen Informationen (siehe Art. 15 Abs. 1 DS-GVO) Auskunft verlangen sowie über geeignete Garantien gem. Art. 46 DS-GVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet werden, wenn die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. Es bestehen die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Recht auf Berichtigung
Sie haben gegenüber uns ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind. Wir haben die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen (siehe Art. 18 Abs. 1 DS-GVO) können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen. Weitere Informationen über Folgen der Einschränkung finden Sie in Art. 18 Abs. 2 und 3 DS-GVO.
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:
- Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah / geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
- Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu
verlangen.
Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.
Recht auf Löschung
Sie können von uns verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, wenn einer der Gründe gemäß Art. 17 Abs. 1 DS-GVO zutrifft. Ein Recht auf Löschung besteht nicht in den Fällen des Art. 17 Abs. 3 DS-GVO. Weiter bestehen die
Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.
Recht auf Unterrichtung
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber uns das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Wir verweisen für Einzelheiten auf Art. 20 DS-GVO.
Recht auf Widerspruch
Sie können Widerspruch (Widerspruchsrecht) gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen (Art. 21 DS-GVO).
Machen Sie Gebrauch von Ihrem Widerspruchsrecht, müssen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beenden. Dabei besteht Ihr Widerspruchsrecht in den unter Art. 21 DS-GVO genannten Grenzen. In Einzelfällen kann Ihrem Widerspruch ein berechtigtes Interesse unsererseits entgegenstehen, sodass wir weiterhin berechtigt sind Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, trotz eines ggf. vorliegenden Widerspruchgesuchs Ihrerseits (z.B., wenn wir zwingende, schutzwürdige Gründe für eine Verarbeitung vorweisen können, bzw. die Verarbeitung der Verteidigung, Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen dient). In diesem Falle werden Sie, soweit wir rechtlich dazu in der Lage sind, in Kenntnis gesetzt.
Falls wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung von berechtigten Interessen aus Basis von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO verarbeiten, können Sie jederzeit widersprechen. Soweit es besondere Gründe gibt, die sich aus Ihrer
besonderen Situation ergeben und wir kein übergeordnetes Interesse an der Verarbeitung haben, werden wir die Verarbeitung stoppen.
Recht auf Widerruf
Von Ihnen erteilte Einwilligungen zur Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Widerrufsrecht). Bitte wenden Sie sich hierfür formfrei per E-Mail an die oben angegebenen Kontaktdaten bzw. unseren Datenschutzbeauftragten.
Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben ferner das Recht, sich bei Beschwerden an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden. Hierfür können Sie Ihre Beschwerde unter anderem an folgende Adresse richten:
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde:
Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Frau Dr. Juliane Hundert
Devrientstraße 5
01067 Dresden
Telefon: 0351/85471 101
Telefax: 0351/85471 109
E-Mail: saechsdsb@slt.sachsen.de
Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten
Es besteht keine Pflicht Ihrerseits uns Ihre personenbezogenen Daten mitzuteilen. Sollten Sie uns Ihre notwendigen personenbezogenen Daten jedoch nicht mitteilen bzw. zur Verfügung stellen, können wir mit Ihnen keine Video- oder Audiokonferenz im Rahmen des Bewerbungsprozesses durchführen.